Les 6 règles d’or d’un comité de direction efficace
Qu’est-ce qu’un comité de direction efficace ?
Un comité de direction est l’instance de gouvernance la plus stratégique de votre organisation. Il est constitué par les directeurs de chaque département ainsi que la direction générale. C’est un rituel indispensable pour prendre du recul sur l’opérationnel et se projeter sur le long terme en étudiant les enjeux stratégiques.
Le rôle du comité de direction est de définir la vision, la mission et les objectifs de votre entreprise. Cette première brique posée, vous devez maintenant établir les plans stratégiques pour atteindre ces objectifs. Ces stratégies évoluent avec le temps, notamment au regard des performances de l'entreprise, des projections du marché ou du positionnement des investisseurs. Le succès du comité de direction dépend donc de sa capacité à prendre les meilleures décisions pour garantir la croissance et la réussite à long terme de votre entreprise.
1. Avant tout comité de direction :
un ordre du jour
Le comité de direction est certainement l’une des réunions qui a les plus forts enjeux et les attentes les plus importantes. Il est également constitué d’acteurs aux métiers très différents qui ne travaillent pas forcément ensemble au quotidien. Il est donc primordial de synchroniser le contenu qui va être discuté avec les différents participants. Tout cela s’opère facilement en faisant un ordre du jour au préalable. L’organisateur du comité de direction liste les sujets qui doivent y être traités. Chaque sujet a un responsable, un contexte et une ou plusieurs décisions à prendre. Quelques jours avant le comité, l’ordre du jour est diffusé aux participants. Ces derniers ont ainsi jusqu’à la veille pour en prendre connaissance et faire d’éventuels modifications ou commentaires. Le jour J, chacun sait pourquoi il intervient en comité de direction et la valeur qui doit être produite ensemble.
2. Ne laissez pas le temps filer
Un comité de direction est généralement une réunion plus longue que les autres. Elle mobilise l’agenda d’au moins une demi-douzaine de personnes de votre entreprise. Si l’on transpose ce temps en salaire, chaque comité de direction représente un coût qu’il faut rentabiliser. Les digressions et les débordements deviennent alors des fuites financières à éviter. Pour cela, un temps doit être attribué à chaque sujet. Si un nouveau sujet apparaît pendant la réunion, il est noté et gardé pour la fin s’il reste du temps. Sinon il sera ajouté à l’ordre du jour de l'occurrence suivante. Si une discussion perdure alors qu’elle ne concerne pas tous les participants, elle doit faire l’objet d’une réunion à part. Son résumé sera présenté au prochain comité de réunion.
Combien coûte réellement votre réunion stratégique ?
Faites le test et évaluez votre manque à gagner.
En ce qui concerne l’animation des temps de parole, le respect est maître. Couper la parole d’un collègue n’est pas une pratique qui favorise le climat de confiance nécessaire à la discussion d’enjeux aussi élevés. Soyez vigilant sur ce point. Ce que nous vous conseillons, pour interrompre poliment un directeur qui digresse, c’est d’utiliser un signal visuel : un sablier ou un élément lumineux. Il peut être physique comme digital.
3. Actualisez votre liste d’invités au comité de direction
N’invitez que des participants pertinents. C’est un conseil qui peut paraître simple mais qui demande parfois de s’y reprendre à plusieurs fois. Si une personne reste silencieuse pendant le comité de direction, ce n’est peut être pas sa place ou alors des sujets importants n’ont pas été abordés. Les compétences de chacun doivent être mobilisées. Cela renforce l’engagement et ainsi le sentiment de cohésion. D’autre part, n’hésitez pas à avoir des invités occasionnels pour approfondir périodiquement des sujets importants.
4. Des objectifs clairs : la clé de succès de votre stratégie
Chaque comité de direction se termine avec une liste d’objectifs à atteindre. Ils se diffusent ensuite dans tout l'organigramme de l’entreprise. L’une des principales raisons de l’échec d’une stratégie d’entreprise est l’incompréhension de celle-ci par la hiérarchie descendante. Si la ligne managériale communique des objectifs flous à ses équipes, s’attendre à la réalisation de ces objectifs relève de la loterie. Un objectif qui n’est pas clair n’aboutira pas à un plan d’action efficace. Dans le meilleur des cas, votre équipe multipliera les coups d’épée dans l’eau. Dans le pire des cas, elle laisse tomber pour se focaliser sur des actions qu’elle connaît. Il est donc important de terminer chaque comité de direction avec des objectifs documentés et priorisés dans un plan stratégique clair. Nous vous conseillons également de vérifier régulièrement avec les référents que les plans d’action mis en place servent toujours l’objectif initial. Cette vérification peut se faire à l’occasion de réunion hebdomadaire en 1to1.
5. Invitez l'avocat du diable à votre comité de direction
Nous l’avons vu plus haut, le comité de direction est un rituel nécessaire pour prendre du recul sur l'opérationnel. Pour favoriser cette prise de recul, nous vous conseillons d’attribuer à un ou plusieurs participants le rôle de l’avocat du diable. Avec cette casquette, il doit trouver toutes les raisons qui peuvent provoquer l’échec du plan stratégique que vous venez d’établir ensemble. C'est une façon très efficace de repérer ses faiblesses et réfléchir ainsi en amont aux solutions pour les éviter.
6. Faites un compte-rendu de réunion de votre comité de direction
Vous saviez qu'il n'existe aucun compte-rendu officiel des 5 comités chargés de gérer la catastrophe naturelle et nucléaire du 11 mars 2011 au Japon ? Qu'importe la criticité des réunions, les comptes-rendus sont très fréquemment délaissés alors qu'ils sont capitaux. Et pourtant ils ne sont pas difficile à faire si vous avez bien suivi la règle n°1. En reprenant votre ordre du jour, alimenté par vos notes, votre compte-rendu de réunion est déjà là. Il reprend les sujets abordés pendant le comité de direction, leur(s) responsable(s), les décisions prises et leur justification qui présentent clairement les objectifs de l’entreprise. Ces derniers seront déclinés en plan stratégique et suivis par le comité de pilotage.
Ces comptes-rendu ont aussi une valeur réglementaire ou légale en cas d’audit.
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