Comment rendre sa réunion d’équipe fructueuse ?

Les leviers d'efficacité d'une réunion d'équipe

Une réunion d'équipe est une réunion organisée par un chef de projet ou un responsable pour rassembler les membres de son équipe et discuter de différents sujets liés à leur projet commun. C’est un rituel, c'est-à-dire qu’elle se tient à des fréquences régulières mais peut aussi être organisée de manière ad hoc, si nécessaire. La réunion d’équipe a un objectif différent de la réunion hebdomadaire ou 1-1.

La réunion d'équipe est un outil précieux pour améliorer la communication, la collaboration, la motivation, la planification et la prise de décision au sein de votre organisation. Cependant, il est essentiel de veiller à ce que les réunions soient bien préparées, bien organisées et qu'elles soient pertinentes pour les membres de l'équipe.

Quels sont les objectifs d’une réunion d’équipe ?

Le principal objectif est celui de la communication. C’est le plus important puisque s’il est atteint, il permet d’atteindre tous les suivants. La réunion d'équipe permet de rassembler les membres d'une équipe pour discuter des projets en cours, partager des mises à jour importantes, échanger des idées et des perspectives et résoudre les problèmes en temps réel. C’est une façon de prendre du recul sur les tâches de chacun et de faciliter le partage de bonnes pratiques.

Une meilleure communication s’accompagne de plein d’avantages. Elle favorise la collaboration et la coopération entre les membres de l’équipe. La réunion d'équipe permet à ses participants de travailler ensemble sur leurs projets, communs ou non, et de partager leurs connaissances et compétences.

La collaboration apporte l’émulation nécessaire pour augmenter la motivation. La réunion d’équipe est un vecteur d’engagement et d’implication dans le travail des membres. C’est un moment bienveillant propice à l’expression de commentaires constructifs, où l’on reconnaît les réalisations de chacun et où on les encourage à réaliser leurs objectifs.

Ce moment d'alignement émotionnel sert aussi à l’alignement des ressources. La réunion d’équipe a ainsi pour objectif de planifier les projets futurs, définir les objectifs à atteindre, à allouer des ressources et à établir un calendrier de travail réaliste.

La réunion d’équipe est aussi utilisée pour l’ajustement des plans d’action. C’est un évènement propice à la prise de décisions concernant les projets en cours, les processus de travail et les orientations stratégiques. De par sa fréquence, elle permet de désamorcer rapidement les difficultés ou les blocages inattendus.

Comment bien préparer sa réunion d’équipe ?

La préparation d’une réunion d’équipe commence par l’élaboration d’un ordre du jour collaboratif. Ce dernier doit répondre à un ou plusieurs objectifs précis qui répondent au plan stratégique énoncé par le comité de direction. Pour cela, le chef de projet établit la structure avec la liste des sujets qu’il faut aborder et les décisions qu’il faut prendre. Il y associe des responsables qui auront la charge de présenter ces sujets.

L’ordre du jour est ensuite envoyé aux participants pour que chacun puisse l’alimenter avec ses connaissances et ses mises à jour. Toutes les informations nécessaires à la prise de décisions doivent être rassemblées. La préparation est collaborative pour favoriser l’engagement et l’implication de chacun le jour de la réunion. S’il en juge nécessaire, un participant peut tout à fait ajouter un sujet ou y apporter une correction. Le chef de projet récupère l’ordre du jour augmenté la veille de la réunion d’équipe pour une relecture finale et s'approprier l’animation.

Quelques astuces pour animer sa réunion d’équipe

Le tour d’inclusion

Pour commencer votre réunion d’équipe du bon pied, il est intéressant d’utiliser l’informel. Chacun prend la parole, de manière décomplexée, sans notion de performance. Cela peut se traduire par une simple discussion autour de la machine à café où chacun raconte son film préféré ou sa météo personnelle par exemple. Laissez libre court à votre imagination. Il s'agit d'une activité présentielle ou digitale pour les réunions d’équipe à distance.

La place de parking

La gestion du temps est primordiale dans l’efficacité d’une réunion d’équipe. Il y a beaucoup de participants, chacun a un sujet important à évoquer. Il faut donc toujours garder un œil sur le temps qui défile et sur les participants qui digressent. La principale cause des débordements est l'apparition de sujets non planifiés. Pour cela, nous vous conseillons de prévoir une place de parking dans votre prise de notes qui deviendra votre compte-rendu de réunion. Cette section récupère tout sujet évoqué qui ne doit pas être traité en priorité. S’il reste du temps en fin de réunion, vous pouvez traiter ces nouveaux sujets. Si ce n’est pas le cas, ajoutez-les au prochain ordre du jour.

Que ferait Elon Musk ?

La réunion d’équipe est un moment où l’on prend du recul sur les projets en cours pour mieux les exécuter. Ce n’est parfois pas un exercice évident. Pour cela, nous vous conseillons de vous glisser dans la peau d’une personnalité et de décrire l’exécution de votre plan d’action comme si vous étiez cette personnalité.

Une conclusion positive

Afin de finir la réunion d’équipe sur une note positive, la conclusion doit être tout aussi soignée que l’introduction. Pour cela, utilisez à nouveau le tour de table pour demander à chacun de résumer cette réunion en un mot. Vous pouvez également leur demander d’exprimer ce qu’ils retiennent de positif de cet échange. Chacun repart de la réunion d’équipe avec un sentiment positif partagé et une motivation galvanisée.

Le compte-rendu de réunion d’équipe : bilan de la valeur produite

Le compte-rendu de réunion résume toute la valeur que vous venez de produire en équipe. Malgré les apparences, il est, en réalité, facile à réaliser. Tout au long de la réunion d’équipe, vous n’aurez finalement utilisé qu’un seul support. Votre ordre du jour vient structurer votre prise de notes. Pour encore plus d’efficacité, chaque participant peut prendre des notes en même temps sur ce support s’il est collaboratif.

À la fin de la réunion d’équipe, vous récupérez ainsi un document complet et succinct, prêt à être partagé au reste de l’équipe. Un fois envoyé, ce compte-rendu de réunion est immuable et sert de référence à chacun pour réaliser ses tâches. Mais la vraie force du compte-rendu de réunion c’est qu’il vous permet déjà d’avoir les premières bases de l’ordre du jour de l'occurrence suivante. Pour gagner du temps dans la préparation de vos réunions, nous vous invitons à constituer une bibliothèque de modèles de compte-rendu de réunion.

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